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You’ve got Mail – schriftliche Konversation für Fortgeschrittene
Böse Zungen mögen behaupten, der deutsche Knigge-Rat sei eine verstaubte, vielleicht sogar obsolete Institution und seine Empfehlungen für die heutige Zeit nicht mehr relevant. Doch das ehrenamtlich arbeitende Team hat kürzlich unter Beweis gestellt, dass auch im digitalen Zeitalter durchaus noch Beratungsbedarf besteht und einen Social-Media-Knigge herausgegeben. „Freundschaft auf den ersten Klick? Stilvolle Kontaktpflege durch soziale Medien“ gibt Tipps für angemessenes Verhalten in virtuellen Welten, von der Auswahl des richtigen Netzwerks bis hin zum Umgang mit Trollen.
Bei genauerer Betrachtung sind Benimmtipps fürs Internetzeitalter also gar nicht überholt. Sie sind auch nicht unbedingt immer ganz neu, doch wer in gehobener Position arbeitet, tut ohnehin gut daran, seine Kenntnisse über Umgangsformen, egal in welcher Situation, regelmäßig aufzufrischen. Gerade wenn die Mitglieder Ihres Teams auf verschiedene Standorte verteilt sind oder die Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern zum Großteil per Email-Kontakt vonstatten geht, sind gewisse Spielregeln einzuhalten.
Es existieren bereits Programme, die verhindern sollen, dass unsere Ansprechpartner getippte Nachrichten in den falschen Hals bekommen. ToneCheck zum Beispiel prüft den Inhalt von Emails auf ihre Tonalität und macht Verbesserungsvorschläge, wenn sich der Verfasser vielleicht unklar oder unschön ausgedrückt hat.
Haben Sie auch schon mal eine Email erhalten, die mit „MfG, XYZ“ endete? Kann man seinem Gegenüber noch unmissverständlicher mitteilen, dass man der Konversation wenig Bedeutung beimisst und eigentlich auch gar keine Zeit dafür hat? Wer sich darüber aufregt, dass seine Kinder in ihren SMS nur noch Abkürzungen verwenden, sollte auch immer darauf achten, seine elektronische Post angemessen zu unterzeichnen.
Was für Grußformeln gilt, kann jedoch nicht unbedingt auf den Email-Text übertragen werden. Hier ist eher das Gegenteil der Fall: Fassen Sie sich kurz. Es gibt sogar Asketen, die Einzeiler bevorzugen. Für freundliches Geplänkel bleibt da freilich kein Platz. Doch die meisten Geschäftspartner wissen kurze und somit übersichtliche Emails, die „auf den Punkt kommen“, zu schätzen.
Im Zuge effizienter Kommunikation sollten Sie auch darauf achten, die wichtigsten Informationen an den Anfang zu stellen. Klingt logisch – und doch passiert es uns nur allzu häufig, dass wir zuerst die Ergebnisse des letzten Meetings auflisten und dann zu den To Dos kommen. Wenn Sie Aufgaben zu verteilen oder Fragen zu stellen haben, tun Sie dies zu Beginn Ihrer Email.
Apropos klare Ansagen – seien Sie proaktiv! Egal, ob Sie delegieren oder einen Vorgesetzten um seine Meinung zu Ihrer Idee fragen wollen: Sagen Sie knapp und präzise, was Sie wollen, und fordern Sie Ihr Gegenüber zu einer Stellungnahme auf. Auch wenn der Geschäftsführer vielleicht nicht Ihrer Meinung ist, so wird Ihre Initiative sicher zu schätzen wissen.
Auch beim leidigen Thema Deadlines stehen unklare Verhältnisse allzu oft einem erfolgreich abgeschlossenen Projekt im Wege. Machen Sie nicht nur klar, wer was zu erledigen hat, vergessen Sie auch nicht, Termine zu setzen. Manchem erscheint es zu drastisch oder schlicht überflüssig, mit Deadlines um sich zu werfen, besonders wenn es um die Kommunikation mit Geschäftspartnern geht. Sie werden sich jedoch wundern, wie viele schwer beschäftigte Menschen froh sind, Planungssicherheit zu haben. Kommunizieren Sie genau, ob Sie den Input des Gegenübers brauchen, um weiterzuarbeiten, oder ob Sie im Gegenteil das Ausbleiben seines Widerspruchs bis zum Tag X als Einverständnis ansehen.
FYI – wenn es in einer Email lediglich darum geht, Hintergrundinformationen zu liefern, wenn es also keinen direkten Handlungsbedarf gibt, sollte dies auf den ersten Blick ersichtlich werden. Nicht zuletzt, weil sich doch jeder freut, wenn er erfährt dass er nichts zu tun hat!
Sie erhalten eine Email, die Sie nur schnell lesen, aber in diesem Moment/in dieser Woche nicht bearbeiten können? Antworten Sie, dass Sie die Anfrage erhalten haben und nennen Sie einen konkreten Termin, bis zu dem Sie sich darum kümmern werden. Der Absender wird sich ernst genommen fühlen und somit auch nicht in die Verlegenheit kommen, Sie mit Nachfragen belästigen zu müssen.
Einen Tipp des amerikanischen Strategieberaters und Autors Scott McDowell möchten wir Ihnen zum Schluss nicht vorenthalten, überlassen die Anwendung jedoch Ihrer persönlichen Einschätzung. Hierzulande im Businessalltag mag die Idee gewöhnungsbedürftig bis kontraproduktiv erscheinen; je nach Branche und Umfeld kann sie aber vielleicht sogar funktionieren: Wenn es darum geht, die Bedeutung Ihrer Worte wirkungsvoll zu untermalen, erwägen Sie die Verwendung von Emoticons. Immerhin kommen sie einem „Face-to-Face“ am nächsten. In diesem Sinne: :)
