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Mit Pinnwand und Powerpoint: Ergebnisorientierte Moderation
Moderation will gelernt sein. Selbst erfahrene Moderatoren sehen sich immer wieder mit unerwarteten Situationen konfrontiert – etwa, wenn es zum Konflikt zwischen Gesprächsteilnehmern kommt oder statt regem Austausch zurückhaltendes Schweigen am Konferenztisch herrscht. Die zwischenmenschliche Dynamik von Sitzungen und Meetings ist schwer vorhersehbar und erfordert vom Moderierenden Souveränität, Professionalität und ein breit gefächertes Repertoire an Arbeitsmethoden.
1. Die Rolle des Moderators
Machen Sie sich zunächst klar, welche Anforderungen an Sie als Moderator gestellt werden. Diese können sich je nach Moderationssituation unterscheiden: Während bei Arbeits- und Organisationsbesprechungen, Tagungen und anderen beruflichen Gesprächssituationen vor allem Ergebnis- und Zielfokussierung, Effizienz und Teilnehmerorientierung im Vordergrund stehen, verlangt eine Podiumsdiskussion vom Moderator eher Zurückhaltung, Neutralität, Leitung ohne direkte Eingriffe, mitunter auch Ausgleich. Klären Sie im Vorfeld, was im Gespräch oder mit dem Gespräch erreicht werden soll, und richten Sie Ihre Vorbereitung daran aus.
2. Vorbereitung der Moderation
Eines ist allen Moderationen gemeinsam: Von Ihnen wird erwartet, eine angenehme und konstruktive Arbeits- und Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Gut vorbereitet ist daher halb gewonnen. Damit ist nicht nur die inhaltliche Vorbereitung gemeint, sondern auch zunächst banal wirkende Fragen wie die Auswahl der Räumlichkeiten und die Bereitstellung von Notizblöcken. Bei der inhaltlichen Vorbereitung sollte die Frage nach dem Moderationsziel im Vordergrund stehen: Was soll erreicht werden? Geht es um Lösungen, Sammlung von Ideen, Beschlussfassung? Lassen Sie sich bei der Formulierung Ihrer Moderationsfragen vom angestrebten Ergebnis leiten, planen Sie Zwischenziele und strukturieren Sie davon ausgehend Ihre Moderation. Schließen Sie Störungen so weit wie möglich aus – dazu gehört nicht nur, das Hotel neben der Großbaustelle als Tagungsort zu verwerfen, sondern auch das Mobiltelefon auszuschalten, was selbst von professionellen TV-Moderatoren immer wieder vergessen wird und schnell das Abreißen eines Gesprächsflusses zur Folge haben kann.
3. Technische Hilfsmittel
Seit Präsentationsprogramme wie Powerpoint oder Keynote Karteikarten und Flipcharts als wichtigste Methoden abgelöst haben, halten viele die Frage nach der richtigen Technik für ultimativ gelöst und widmen ihr keine besondere Aufmerksamkeit mehr. Zweifellos zählen Visualisierung und Schrift zu den wichtigen Eckpunkten einer Moderation, und der Einsatz audiovisueller Medien ist durch Laptops und Videobeamer heute erheblich einfacher zu realisieren, als das im Zeitalter der Schmalfilmprojektoren und Videorecorder der Fall war. Dennoch sollten Sie sich vergewissern, dass Sie mit den technischen Einrichtungen der jeweiligen Räumlichkeit ausreichend vertraut sind, um zeitraubende technische Pannen oder hektisches Herumsuchen nach dem richtigen Schalter zu vermeiden.
4. Moderationsmethoden und Strukturierung von Arbeitsprozessen
Konzeption und Struktur Ihrer Moderation spielen eine entscheidende Rolle. Hierzu gehören Aspekte wie Einstiegsfrage, Einleitung von Entscheidungs- und Beschlussfassungsverfahren, Einhaltung von Ziel- und Zeitvorgaben, Ergebnissicherung. Als erfolgreicher Moderator beginnen Sie mit einer positiven Note, bleiben beim Thema, führen die Teilnehmer gezielt durch das Gespräch und schließen positiv ab. Sie sind darauf vorbereitet, klare Gesprächsregeln zu formulieren und deren Einhaltung freundlich, aber bestimmt durchzusetzen, Gespräche zu initiieren, zu beleben, deren Ergebnisse zusammenzufassen und im Konfliktfall zu intervenieren und zu vermitteln. Ebenso leiten Sie Arbeitsprozesse ein – beispielsweise die Arbeit in Kleingruppen mit anschließender Ergebnispräsentation oder eine Materialsammlung. Dabei behalten Sie Zeit- und Zielvorgaben stets im Auge und schaffen ein konstruktives Kommunikationsklima, indem Sie alle Teilnehmer einbeziehen, deren Kreativität und Ressourcen mobilisieren und so das vorhandene Potential bestmöglich nutzen. Diese vielfältigen Handlungskompetenzen sollten unter Anleitung erarbeitet und praktisch eingeübt werden – umso besser wird es Ihnen gelingen, auch gänzlich unerwartete Situationen souverän zu meistern.
5. Nachbereitung
Die inhaltliche Nachbereitung versteht sich von selbst, denn Sie hilft Ihnen, Ergebnisse festzuhalten und die Effizienz der Moderation zu bewerten: Welche Vorgaben wurden erreicht, welche nicht? Welche Absprachen wurden getroffen? Wurden alle Themen ausreichend behandelt? War der Gesprächsanteil der Teilnehmer ausgewogen? Gab es Konflikte, wenn ja, wie wurden sie gelöst? Ein guter Moderator wird in der Regel auch eine methodische und organisatorische Nachbereitung durchführen, um aus jeder Moderation Impulse für die nächste mitzunehmen. Fragestellungen hierbei können zum Beispiel sein: Wie gut funktionierte die Zeitplanung? War die Eingangsfrage richtig gestellt? War der Einsatz von Medien zweckdienlich und angemessen? Genügten Räumlichkeiten, Technik und Service den Anforderungen?
